Grundsätzlich ist dem Unternehmer nicht vorgeschrieben, welches Kraftfahrzeug er sich für seine berufliche Tätigkeit anschafft. Eine Angemessenheitsprüfung gibt es nach deutschem Einkommensteuerrecht nicht. Jedoch kann die Finanzverwaltung bei extrem teuren Luxusautos eine Angemessenheitsprüfung gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG vornehmen. Danach dürfen solche Ausgaben den steuerlichen Gewinn nicht mindern, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.

In zwei beispielhaften Verfahren hat das FG Hamburg den Vorsteuerabzug für die Anschaffung von Luxusfahrzeugen abgelehnt (FG Hamburg, Urteil v. 11.10.2018 - 2 K 116/18 sowie v. 27.09.2018 - 3 K 96/17, jeweils rkr.). Im ersten Fall (2 K 116/18) ging es um den Vorsteuerabzug für die Anschaffung eines Lamborghini Aventador (Bruttokaufpreis € 298.475,00) durch ein Reinigungsunternehmen. Im zweiten Fall (3 K 96/17) ging es um die Vorsteuer für einen Ferrari California (Bruttokaufpreis € 182.900,00).

Das Kilometergeld oder die tatsächlichen Kosten können dann verrechnet werden, wenn sich das Auto im Privatvermögen befindet. Wird das Auto dem Betriebsvermögen zugerechnet, können nur die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden.

Zulässigkeit der 1-%-Methode

Die Anwendung der 1-%-Pauschalmethode ist nur zulässig, wenn das Kfz zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Bei der Berechnung des betrieblich genutzten Anteils sind Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten dem betrieblichen Teil zuzurechnen (vgl. BMF-Schreiben vom 7.7.2006 IV B 2 -S 2177 - 44/06 BStBl 2006 I S. 446).

Hinweise:

• Ist die Anwendung der 1-%-Methode mangels einer überwiegend betrieblichen Nutzung nicht zulässig, ist der private Nutzungsanteil anhand der darauf entfallenden Kosten anzusetzen. Zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils muss in diesem Fall ein Fahrtenbuch geführt werden. Die gesamten angemessenen Kraftfahrzeugaufwendungen sind dann Betriebsausgaben und der private Nutzungsanteil ist als Entnahme gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG zu erfassen. Die Entnahme ist mit dem auf die nicht betrieblichen Fahrten entfallenden Anteil an den Gesamtaufwendungen für das Kfz zu bewerten (BMF-Schreiben vom 7.7.2006 IV B 2 -S 2177 - 44/06 BStBl 2006 I S. 446)

Die Überlassung eines Kfz auch zur privaten Nutzung an eine Arbeitgeberin bzw. einen Arbeitnehmer stellt für den Steuerpflichtigen (Arbeitgeber) stets eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar, so dass die 1-%-Pauschale in jedem Fall angewendet werden kann.

Wird ein Kfz dem Betriebsvermögen zugerechnet, so sind als Aufwendungen für den Betrieb des Kfz neben den laufenden Betriebskosten (Benzin, Reparaturen, Versicherung) auch die Absetzung für Abnutzung (AfA) anzusetzen.

Für ein Kfz, das sich im Privatvermögen des Steuerpflichtigen befindet, braucht bei der Einkommensteuer kein Privatanteil angesetzt werden. Aufwendungen für die betrieblich veranlassten Fahrten können steuerlich wie folgt geltend gemacht werden:

• Pauschalsatz von € 0,30 je gefahrenem Kilometer
• Individueller Kilometersatz nach der Fahrtenbuchmethode. Dieser errechnet sich durch Division der tatsächlichen Kosten durch die Gesamtfahrleistung. Der individuelle Kilometersatz ist für jeden aus betrieblichen Gründen zurückgelegten Kilometer anzusetzen, für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb setzt die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer die Entfernungspauschale an. Bei Unternehmerinnen und Unternehmern gilt die Fahrt als betriebliche Fahrt.

Wird der Kilometer-Pauschalsatz von € 0,30 abgesetzt, sind damit sämtliche Aufwendungen (auch Maut- und Parkgebühren) abgegolten. Nur etwaige außergewöhnliche Kosten (nicht voraussehbare Reparaturen, Unfallschäden) können gegebenenfalls zusätzlich zum Kilometergeld geltend gemacht werden (H 9.5 LStH 2023).

Der Nachweis der Fahrtkosten kann mittels eines Fahrtenbuches bzw. durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen, erbracht werden. Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen das Datum der betrieblichen Fahrt, Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Reiseziel (Firmenadresse, Adresse Geschäftspartner) sowie Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt – insbesondere die aufgesuchten Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner – und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein. Anhand der Aufteilung auf betriebliche und private Fahrten wird bei Geltendmachung der tatsächlichen Kosten ein Privatanteil ausgewiesen. Wird kein Fahrtenbuch geführt, kann der private Nutzungsanteil alternativ durch die sogenannte 1-%-Pauschalmethode versteuert werden. Dies gilt, wenn das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Die Bemessungsgrundlage für die private Nutzung beträgt -abhängig von der Antriebsart- entweder ein Prozent des auf volle € 100,00 abgerundeten vollen Bruttolistenpreises oder ein Prozent des hälftigen Bruttolistenpreises bzw. ein Prozent aus dem Viertel des Bruttolistenpreises des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.

Je nach Fahrzeugtyp errechnet sich der steuerpflichtige private Nutzungsanteil nach der Pauschalmethode („1-%-Methode“) wie folgt:

Fahrzeuge mit Verbrennungsmotoren

Die Bemessungsgrundlage für die private Nutzung beträgt 1 % des auf volle € 100,00 abgerundeten Bruttolistenpreises des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.

Beispiel:

Bruttolistenpreis des Kfz inkl. Sonderausstattung: € 50.000,00
€ 50.000,00 x 1 % x 12 Monate = € 6.000,00
Für die private Nutzung des Kfz sind € 6.000,00 zu versteuern.

Hybridfahrzeuge

Nutzen Steuerpflichtige ein Hybridfahrzeug als Dienstwagen, müssen lediglich 1 % aus der Hälfte (effektiv 0,5 %) des inländischen Bruttolistenpreises als privater Nutzungsvorteil versteuert werden. Voraussetzung ist eine Mindestreichweite von 80 km oder ein maximaler Kohlendioxidausstoß von 50 g/km (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 5 EStG)

Beispiel:

Bruttolistenpreis des Hybrid-Kfz inkl. Sonderausstattung: € 50.000,00
€ 50.000,00 x 0,5 % x 12 Monate = € 3.000,00
Für die private Nutzung des Kfz sind € 3.000,00 zu versteuern

Elektrofahrzeuge

Nutzen Steuerpflichtige reine Elektrofahrzeuge ohne Kohlendioxidemission, müssen ab 2020 lediglich 1 % eines Viertels (effektiv 0,25 %) des inländischen Bruttolistenpreises als privater Nutzungsvorteil versteuert werden. Voraussetzung ist, dass der Bruttolistenpreis € 70.000,00 bzw. bei Anschaffung nach dem 30.6.2025 € 100.000,00 nicht übersteigt (§ 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 Nummer 3 und Satz 3 Nummer 3 EStG)

Beispiel:

Bruttolistenpreis des Elektro-Kfz inkl. Sonderausstattung: € 100.000,00
¼ des Bruttolistenpreises beträgt: € 25,000,00

Für die Privatfahrten versteuert der Arbeitnehmer 1 % aus € 25.000,00 = € 250,00 pro Monat

Für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte versteuert der Arbeitnehmer bei 25 km Entfernung (0,03 % aus 25.000,00x25): 187,50 pro Monat

Insgesamt versteuert der Arbeitnehmer (250,00+187,50) = € 437,50 pro Monat

Der zu versteuernde Privatanteil kann wahlweise anhand eines Fahrtenbuches (zum Fahrtenbuch siehe oben) oder wahlweise mit der sogenannten Pauschalmethode (1-%-Methode) festgestellt werden. Bei Anwendung der 1-%-Methode sind für Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte bei Verwendung eines Fahrzeugs mit Verbrennungsmotor 0,03 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs je Entfernungskilometer pro Monat als steuerpflichtige Einkünfte anzusetzen. Falls das Fahrzeug auch für Familienheimfahrten genutzt wird, müssen zusätzlich 0,002 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs (je Entfernungskilometer für jede Fahrt vom Ort des eigenen Hausstands und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte) angesetzt werden.

Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs oder Elektrofahrzeugs als Firmenwagen

Bei Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage für die Nutzungspauschalen nur zur Hälfte anzusetzen (hälftiger Bruttolistenpreis § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG); bei Nutzung eines reinen Elektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage nur zu einem Viertel anzusetzen, sofern der Bruttolistenpreis nicht mehr als € 100.000,00 bei Anschaffung nach dem 30.6.2025 bzw. € 70.000,00 bei Anschaffung vor dem 1.7.2025 beträgt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG). Es ergeben sich hieraus folgende Nutzungspauschalen vom Bruttolistenpreis:

Hinweis: Die genannte Pauschale für Familienheimfahrten gilt nicht, wenn für diese Fahrt ein Abzug von Werbungskosten in Betracht käme. (§ 8 Abs. 2 Satz 5 zweiter Halbsatz EStG)

Der Buchhaltung vorgelegte Rechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten.

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
• Ab 2028: Angabe „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“, wenn der leistende Unternehmer die Steuer entsprechend berechnet.
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
• Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Un­ter­nehmen, bei der sich der Leistungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befindet und der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 3a Abs. 2, § 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leis­tungs­empfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).
• bei steuerpflichtigen Umsätzen, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, ist außerdem auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Dies betrifft Umsätze i.S. § 13b Abs. 2 UStG, also u. a. Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers als auch Umsätze bzw. sonstige Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren).
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig ver­geben werden)
• bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
• jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
• bei Lieferungen/Leistungen an Grundstücken (Handwerkerleistungen) für private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“
• Abrechnung im Gutschriftsverfahren: Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden, etwa durch das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG)
• bei Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (§ 13b UStG): Die Rechnung muss zwingend die Angabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG)
• bei Reiseleistungen: Abrechnungen über Reiseleistungen müssen die Angabe “Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).
• bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Für Rechnungen aus Umsätzen mit Gebrauchsgegenständen, für die die Differenzbesteuerung in Anspruch genommen wird, gelten Pflichtangaben, vgl. 14a Abs. 6 Satz 1 UStG.
  • „Gebrauchsgegenstände/Sonderregelung“,
  • „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
  • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“

Beispiel: Rechnungsmuster.pdf

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 250,00 nicht übersteigt. Folgende Angaben sind zu machen:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsausstellers)
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
3. Bruttobetrag, Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
4. das Ausstellungsdatum

Nicht erforderlich sind:

• die Steuernummer des Leistenden
• Angaben zum Leistungsempfänger (Rechnungsempfängers)
• Lieferdatum
• Angabe einer Rechnungsnummer (fortlaufenden)

Die Vereinfachungsregelungen gelten nicht bei Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder wenn die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt (vgl. § 13b UStG).

Bei Gutschriften handelt es sich um eine vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgestellte Rechnung (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert, etwa durch das Wort „Gutschrift“, angegeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Eine Abrechnung durch Gutschrift setzt eine vorherige Vereinbarung voraus. Die Vereinbarung kann auch mündlich (formlos) erfolgen. Widerspricht die Gutschriftsempfängerin bzw. der Gutschriftsempfänger (die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer), verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung.

Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugestellt worden sein, damit sie Wirkung erlangt und auch der Vorsteuerabzug einer ggf. auf der Gutschrift ausgewiesenen Umsatzsteuer greift. Widerspricht der Gutschriftsempfänger, darf sich der Gutschriftaussteller nicht mehr durch seine eigene Abrechnung den Vorsteuerabzug eröffnen, sondern muss hierfür die entsprechende Rechnung des leistenden Unternehmers zugrunde legen.

Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können, ist es empfehlenswert, die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung entsprechend auszuweisen. Doch unabhängig davon, ob in einer Anzahlung ein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer erfolgt ist oder nicht, entsteht diese nach den Regelungen der sogenannten Mindest-Ist-Besteuerung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG) bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Teilentgelt (die Anzahlung) vereinnahmt worden ist. Erfolgte in der Anzahlungsrechnung kein gesonderter Umsatzsteuerausweis, muss der Zahlungsempfänger die Umsatzsteuer herausrechnen. Der die Zahlung Leistende kann aber keinen Vorsteueranspruch geltend machen. Daher empfiehlt es sich, die Umsatzsteuer auch bei Anzahlungsrechnungen gesondert auszuweisen. Im Übrigen gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung/sonstigen Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben). Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Bei mehreren Teilbeträgen (Anzahlungsbeträgen) kann der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.

Oder in der Endabrechnung wird die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen und die in den Anzahlungsrechnungen enthaltenen Steuerbeträge zusätzlich angegeben (vgl. Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Ziff, 14.8 Abs. 7, Bsp. 3).

Zum Beispiel (Steuersatz 19 %)

Zuallererst benötigen wir die aktuellen Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortführen zu können und um die Steuern, wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung, berechnen zu können. Des Weiteren benötigen wir die Kontenausdrucke für das laufende Geschäftsjahr sowie die zurückliegenden Geschäftsjahre bis zu jenem, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.

Des Weiteren sind notwendig:

• bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag
• sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge
• die bisher erstellten Jahresabschlüsse
• die Bescheide des Finanzamtes
• die Gewerbeberechtigung(en)

Die Buchführungspflichten im Steuerrecht knüpfen an die handelsrechtlichen Bestimmungen an. Nach handelsrechtlichen Vorschriften (§§ 1-7 sowie §§ 238 bis 241a des Handelsgesetzbuches (HGB)) sind zur Buchführung im Handelsrecht – und damit auch zur Buchführung im Steuerrecht (vgl. § 140 Abgabenordnung AO) verpflichtet:

Die Buchführungspflicht ist unabhängig von der Eintragung ins Handelsregister.

Werden die genannten Buchführungsgrenzen einmalig überschritten, kann ein Antrag auf Befreiung von der Buchführungspflicht gestellt werden. Einem solchen wird aber nur entsprochen, wenn nicht erwartet werden kann, dass die Grenzen wiederholt überschritten werden.

Buchführungspflichten nach dem Steuerrecht für bestimmte Steuerpflichtige (§ 141 AO)

Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte sind nach § 141 der Abgabenordnung ab einem Umsatz von mehr als € 800.000,00 oder einem Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als € 80.000,00 im Kalenderjahr zum Führen von Büchern verpflichtet

Freiberufler

Keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht für freie Berufe (z. B.: Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Notare), es sei denn, diese üben ihre Tätigkeit in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (GmbH usw.) oder einer Personengesellschaft (OHG, GmbH & Co. KG) aus. In diesem Fall besteht Buchführungspflicht auch für die freien Berufe. In allen übrigen Fällen besteht jedoch die Möglichkeit, freiwillig Bücher zu führen. Des Weiteren gelten die Werte nicht für Unternehmer, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen erzielen.

Betriebsgründung

Die Gewinnermittlung bei Gründung eines Betriebs richtet sich nach der Rechtsform. Eine Buchführungspflicht besteht daher nur für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Angehörige der freien Berufe haben die Wahlfreiheit zwischen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einer freiwilligen Buchführung. Für Einzelkaufleute gelten die allgemeinen Umsatz/Gewinngrenzen bei Neugründungen schon dann, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (Umsatzerlöse von nicht mehr als € 800.000,00 oder nicht mehr als € 80.000,00 Jahresüberschuss, vgl. § 241a HGB).

Bei der Führung von Büchern gelten insbesondere die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 239 HGB).

Danach gelten folgende Grundsätze:

Grundsatz der Wahrheit

Die anfallenden Geschäftsvorfälle müssen so gebucht werden, wie sie denen in der Realität vollzogenen Vorgängen entsprechen. Alle Vermögensgegenstände und Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgemäß darzustellen, so dass sich aus der Buchhaltung ein Bild der tatsächlichen wirtschaftlichen Situation des Unternehmens ergibt. Insbesondere sind/ist:

• Falschbuchungen zu unterlassen,
• eine vollständige Bestandsaufnahme des Inventars durchzuführen,
• auf Vollständigkeit der Bücher und Eintragungen zu achten.

Die Geschäftsvorfälle müssen in sachlicher und wertmäßiger Weise richtig verbucht sein. Die Geschäftsfälle müssen sich durch die Aufzeichnung nachvollziehen lassen. Der Geschäftsvorfall muss dem Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entsprechen.

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit

• Die Buchführung muss so klar und übersichtlich sein, dass ein sachverständiger Dritter diese ohne Schwierigkeiten übersehen und die Aufzeichnungen jederzeit nachprüfen kann. Dies bedeutet u. a., dass sich Änderungen nachvollziehen lassen bzw. der ursprüngliche Inhalt muss nachträglich feststellbar bleiben. Veränderungen, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind, dürfen nicht vorgenommen werden (§ 239 Abs. 3 HGB).
• Außerdem müssen die verwendeten Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbole für den fachkundigen Dritten verständlich sein bzw. deren Bedeutung muss eindeutig festliegen (vgl. auch § 239 HGB).

Grundsatz der Vorsicht

Vermögenswerte müssen eher niedrig als hoch und Verbindlichkeiten und Risiken eher hoch als niedrig angesetzt werden. Gewinne dürfen nur angesetzt werden, wenn sie wirklich erzielt worden sind. Verluste und Risiken müssen bereits erfasst werden, wenn sie wahrscheinlich erscheinen (Realisationsprinzip).

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Der für die Buchhaltung angefallene Aufwand muss in vernünftiger Relation zum Erfolg des Buchführungswerkes stehen. So können beispielsweise die Bilanzansätze für gleichartige Güter anstelle einer aufwändigen Einzelbewertung mittels Durchschnittswertverfahren (z. B. gewogener Durchschnitt, LIFO-Verfahren) ermittelt werden.

Grundsatz der Vollständigkeit

• Alle Geschäftsvorfälle müssen chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah gebucht werden.
• Alle Geschäftsvorfälle müssen mit allen notwendigen Angaben gebucht und dokumentiert werden (Buchungsdatum, fortlaufende Belegnummer, Buchungssatz und Buchungstext).

Grundsatz der Bilanzidentität

Die Abschlussbilanz vom Vorjahr muss der Eröffnungsbilanz des Folgejahres entsprechen.

Grundsatz der Stetigkeit

Gemäß § 265 des Handelsgesetzbuches (HGB) müssen die Form der Darstellung, insbesondere die Gliederung der aufeinanderfolgenden Bilanzen und der Gewinn- und Verlustrechnungen beibehalten werden, so dass eine Vergleichbarkeit über mehrere Perioden gewährleistet ist. Abweichungen sind nur insoweit zulässig, als über diese gesondert informiert wird.

• Die Buchführung muss in einer lebenden Sprache geführt werden. Sofern es nicht die Amtssprache ist, kann die Behörde eine beglaubigte Übersetzung der Unterlagen verlangen (vgl. § 239 HGB, 146 AO).

Außerdem gilt das Belegprinzip: Das heißt keine Buchung ohne Beleg, Belegsicherung und Belegaufbewahrung!

Grundsätzlich dürfen die Bücher von inländischen Betrieben auch im Ausland geführt werden. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind sie jedoch ins Land zu bringen.

Bewahren Sie immer die Originale auf!

Aufzubewahren sind:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Konzernabschlüsse, Lageberichte, Konzernlageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Kopien aller abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben
• alle weiteren Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrung der original in Papierform erhaltenen Dokumente kann mittels Datenträger erfolgen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist und wenn das dabei angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Original elektronisch erhaltene Dokumente sind im elektronischen Zustand aufzubewahren, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten wäre der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments (Einzelheiten zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form vgl. BMF-Schreiben vom 28.11.2019 BStBl 2019 I S. 1269 sowie BMF v. 4.5. 2020 BStBl 2020 I S. 518, BMF v. 11.03.2024 BStBl 2024 I S. 374, BMF v.14.07.2025 BStBl 2025 I S. 1502). Bei der elektronischen Archivierung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, innerhalb einer angemessenen Frist jene Hilfsmittel der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auch die Kosten dafür sind vom Steuerpflichtigen zu tragen.

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für  Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte beträgt zehn Jahre. Für Buchungsbelege und Rechnungen wurde die Aufbewahrungsfrist mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (vom 29.10.2024 BGBl 2024 I Nr. 323) von bisher zehn auf acht Jahre verkürzt. Die verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt seit 2025. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres

• in dem die letzten Eintragungen in das Handelsbuch gemacht worden sind
• für das die letzten Buchungen vorgenommen wurden
• in dem das Inventar aufgestellt worden ist
• in dem die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde
• in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist
• in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.

Bei einem Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres aus, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Wichtig: die Aufbewahrungspflicht endet nicht auch mit dem Ende der Buchführungspflicht.

Betriebsprüfungen zehn Jahre zurück

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.

Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, um Fahrtkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen zu können, wenn die Dienstreisen mit einem privaten Kraftfahrzeug unternommen werden. Verfügt der Arbeitnehmer über einen Dienstwagen, so wird das Fahrtenbuch benötigt, um den zu versteuernden privaten Nutzungsanteil zu ermitteln.

In einem Fahrtenbuch werden alle beruflichen und privaten Fahrten erfasst. So kann der Anteil der beruflichen Fahrten ermittelt werden.

Inhalt des Fahrtenbuchs

Aufgezeichnet werden müssen sowohl Dienstreisen als auch private Fahrten. Es sollte beinhalten:

• Datum der Fahrt
• Ausgangs- und Zielpunkt
• Zeitdauer
• Zweck der Fahrt, insbesondere aufgesuchte Geschäftspartner (nicht nötig bei privaten Fahrten)
• Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
• Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Vermerk, dass es sich um solche Fahrten handelt

Folgende Hinweise sind zu beachten:

1. Gestalten Sie das Fahrtenbuch übersichtlich.
2. Tragen Sie die Fahrten fortlaufend in das Fahrtenbuch ein.
3. Die Aufzeichnungen sollten vollständig und genau sein. Bloße Straßennamen reichen nicht, ebenso wenig bloße Ortsangaben oder Angaben zum Zweck der Fahrt (F-Tanken F). Solche Angaben reichen nicht aus, auch wenn sie mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden (BFH Urt.v. 1.3.2012 VI R 33/10).
4. Die Aufzeichnungen müssen leserlich sein. Dabei genügt es nicht, wenn der Steuerpflichtige vorgibt, seine Aufzeichnungen selbst lesen zu können. Denn ein Fahrtenbuch sei nicht bloß eine Gedächtnisstütze für den Steuerpflichtigen selbst (BFH, Beschluss vom 14.3.2012 VIII B 120/11).
5. Keine losen Zettel. Ein Fahrtenbuch kann nicht als Sammlung loser Zettel geführt werden (BFH-Beschluss vom 12.7.11 VI B 12/11).
6. Im Nachhinein vorgenommene Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.

Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung bzw. halten einer Überprüfung mittels Routenplaner stand. Das Finanzgericht Düsseldorf hat Abweichungen der Streckenlängen von den Ergebnissen eines Routenplaners mit einer Quote von 1,5 % nicht beanstandet. Abweichungen in dieser Größenordnung würden nicht zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1-%-Regelung führen. Außerdem billigten die Richter dem Steuerpflichtigen aufgrund der Schwierigkeiten des großstädtischen Verkehrs einen Zuschlag von 20 % auf die von dem Routenplaner empfohlene längste Strecke zu (Az. 12 K 4479/07).

Mögliche Alternativen zum althergebrachten Fahrtenbuch sind ein Nachweis der gefahrenen Kilometer über ein Computerprogramm. In diesem Fall muss aber ein spezielles Programm verwendet werden, da es keine nachträglichen Änderungen zulassen darf. Das Computerprogramm Excel ist zum Beispiel kein zulässiges Programm.

Die Entlohnung einer Arbeitnehmerin bzw. eines Arbeitnehmers besteht normalerweise in Geldleistungen. Daneben kann sie auch (teilweise) in Form von Sachleistungen erfolgen.

Sachbezüge unterliegen wie Geldleistungen der Lohnsteuer. Die Bemessung der Sachbezüge erfolgt in Geld. Für die Bewertung ist zu unterscheiden zwischen:

• Einzelbewertung,
• Bewertung nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung,
• Durchschnittsbewertung.

Die Einzelbewertung kommt dann zum Zug, wenn es sich nicht um die Bewertung eines Kfz handelt, das die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlässt, und auch nicht die Sozialversicherungsentgeltverordnung und die Durchschnittsbewertung Anwendung finden.

Bei der Einzelbewertung sind die Sachbezüge einzeln und mit dem üblichen Endpreis (vermindert um übliche Preisnachlässe) am Verbrauchsort zu bewerten. Dies ist jener Preis, der im allgemeinen Geschäftsverkehr von Endverbrauchern in der Mehrzahl der Verkaufsfälle am Abgabeort für gleichartige Waren oder Dienstleistungen tatsächlich gezahlt wird. Dazu gehören auch die Umsatzsteuer und sonstige Preisbestandteile.

Für die Berechnung des lohnsteuerpflichtigen Sachbezugs für Verpflegung, Unterkunft, Wohnung gelten sowohl für die Bemessung der Lohnsteuer als auch für die Sozialversicherung die Werte aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV).

Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses erhält, sind bis zu einem Betrag von € 1.080,00 im Jahr steuerfrei (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG). Unter den Rabattfreibetrag fallen Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht hat und die nicht pauschal versteuert werden.

Für Sachbezüge gilt im Einzelnen:

Aufmerksamkeiten: Nach R 19.6 Abs. 1 LStR 2023 zählen Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen (Aufmerksamkeiten), bis zu einem Wert von € 60,00 nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Gleiches gilt für Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt (R 19.6. Abs. 2 Satz 1 LStR 2023) als auch für Geschenke bei Betriebsveranstaltungen (R 19.5. Abs. 6 Satz 3 LStR 2023).

Sachgutscheine: Erhält die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer Sachgutscheine, zählen diese nur dann nicht zu den Einnahmen in Geld, wenn die Gutscheine, „zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins berechtigen“, (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG). Außerdem müssen die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllt sein. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten bei der Ausgabe von Gutscheinen darauf achten, dass diese genau der gesetzlichen Definition entsprechen.

Nach R 8.1. Abs. 2 Satz 4 LStR 2023 ist bei Sachgutscheinen der Bewertungsabschlag von vier Prozent nicht vorzunehmen, „wenn als Endpreis der günstigste Preis am Markt angesetzt, ein Sachbezug durch eine (zweckgebundene) Geldleistung des Arbeitgebers verwirklicht oder ein Warengutschein mit Betragsangabe hingegeben wird“.

Dienstwagen

Besteht für die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Privatfahrten (dazu zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu benutzen, ist der Nutzungsvorteil monatlich pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises zuzüglich der werksseitig im Zeitpunkt der Erstzulassung eingebauten Sonderausstattungen zu bewerten (1-%-Methode). Für Hybridelektrofahrzeuge sind ein Prozent aus dem hälftigen Bruttolistenpreis, für Elektrofahrzeuge ein Prozent aus einem Viertel des Bruttolistenpreises zugrunde zu legen.

Kann der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, erhöht sich dieser Wert monatlich um 0,03 % des Listenpreises (bei Hybrid- und Elektrofahrzeugen um 0,015 %) für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte

Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör durch die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. Dies gilt auch für sonstige Grundgebühren oder laufende Kosten, wie z. B. Verbindungsentgelte usw., die die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber trägt (R 3.45 LStR 2023).

Parkplatz

Die Bereitstellung betriebseigener Parkplätze ist angesichts eines fehlenden Entlohnungscharakters kein steuerpflichtiger Sachbezug.

Freie oder verbilligte Mahlzeiten

Freie oder verbilligte Mahlzeiten stellen ebenfalls einen Sachbezug dar. Werden die Mahlzeiten durch eine von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben, ist der lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil nach dem amtlichen Sachbezugswert der Sozialversicherungsentgeltverordnung zu bewerten. Dasselbe gilt, wenn Arbeitnehmern Mahlzeiten in fremden Gaststätten oder vergleichbaren Einrichtungen gereicht werden, mit denen der Arbeitgeber vertragliche Vereinbarungen getroffen hat (Barzuschüsse oder andere Leistungen).

Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Kalenderjahr 2026 betragen 

1. für ein Mittag- oder Abendessen € 4,57
2. für ein Frühstück € 2,37

Unterschreitet der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert, ist insoweit ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen.

Erteilt der Arbeitgeber Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), die bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, gilt nach R 8.1 Abs. 7 der LStR 2023 Folgendes:

Es ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten,

• wenn tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird,
  • für deren Zahlung ausschließlich eine Essenmarke täglich zulässig ist,
  • wenn der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als € 3,10 übersteigt,
• die Essenmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wurden, die eine Dienstreise ausführen oder eine Einsatzwechseltätigkeit oder Auswärtstätigkeit ausüben.

Entsteht beim Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, weil er seine Mahlzeit unentgeltlich erhält oder er für seine Mahlzeiten nur einen Betrag zahlt, der unter dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung liegt, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschalieren, vorausgesetzt die Mahlzeiten sind nicht als Lohnbestandteile vereinbart.

Für die Pauschalbesteuerung des geldwerten Vorteils gilt ein Steuersatz von 25 % (§ 40 Abs 2 EStG).

Gehaltsvorschüsse und Arbeitgeberdarlehen

Gehaltsvorschüsse stellen eine Vorauszahlung auf den Arbeitslohn dar. Vorschusszahlungen unterliegen im Zeitpunkt der Zahlung der Lohnsteuer. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn der Vorschuss als Abschlagszahlung gilt und die Ausnahmeregelung des § 39b Abs. 5 EStG zur Anwendung kommt.

In diesem Fall ist die Vorschusszahlung bei der endgültigen Lohnabrechnung der Besteuerung zu unterwerfen und entsprechend Lohnsteuer abzuführen. Die Vorschusszahlung gilt zwar als zinsloses Arbeitgeberdarlehen, der Zinsvorteil würde Arbeitslohn darstellen (siehe unten). Es gilt hier allerdings die für Sachbezüge allgemein geltende Freigrenze von € 50,00 pro Kalendermonat (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EstG).

Das Arbeitgeberdarlehen selbst führt nicht zu einem Arbeitslohn. 

Gewährt die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber bzw. in seinem Auftrag ein Dritter der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer ein zinsverbilligtes Darlehen, erhält der Arbeitnehmer Zinsvorteile. Wie diese Zinsvorteile als Sachbezüge zu versteuern sind, regelt das Bundesministerium der Finanzen in dem Schreiben vom 19.5.2015 - IV C 5 - S 2334/07/0009. Die Regelungen für sonstige Sachbezüge (verbilligte Waren usw.) gelten danach auch für den Bereich der Arbeitgeberdarlehen.

Für die Ermittlung des Zinsvorteils ist nach dem BMF-Schreiben zu unterscheiden zwischen einer Bewertung nach Maßgabe der für Sachbezüge geltenden Vorschriften und einer Bewertung nach Maßgabe der für Personalrabatte geltenden Vorschriften. In der Praxis kommt es also darauf an, ob ein sonstiger Arbeitnehmer ein zinsverbilligtes Arbeitgeberdarlehen erhält oder ein Bankangestellter unter Berücksichtigung des Rabatt-Freibetrags von € 1.080,00. Ein Zinsvorteil ist als solcher nur dann zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums € 2.600,00 übersteigt. Die Besteuerung kann entweder über den Lohnsteuerabzug oder pauschal erfolgen.

Nicht als steuerpflichtiges Arbeitgeberdarlehen wertet die Finanzverwaltung insbesondere Reisekostenvorschüsse, vorschüssig gezahlte Auslagenersatzleistungen, Lohnabschläge und Lohnvorschüsse.

Beispiel (BMF-Schreiben vom 19.5.2015 a.a.O. Rz 13.):

Ein Arbeitnehmer erhält im März 2015 ein Arbeitgeberdarlehen von € 30.000,00 zu einem Effektivzinssatz von 2 % jährlich (Laufzeit 4 Jahre mit monatlicher Tilgungsverrechnung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss im März 2015 von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über einem Jahr bis zu fünf Jahren veröffentlichte Effektivzinssatz (Erhebungszeitraum Januar 2015) beträgt 4,71 %.

Nach Abzug des pauschalen Abschlags von 4 % ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 4,52 % (Ansatz von zwei Dezimalstellen – ohne Rundung). Die Zinsverbilligung beträgt somit 2,52 % (4,52 % abzüglich 2 %). Danach ergibt sich im März 2015 ein Zinsvorteil von € 63,00 (2,52 % von € 30.000,00 × 1/12). Dieser Vorteil ist – da die 44 €- (ab 2022: € 50,00) Freigrenze überschritten ist – lohnsteuerpflichtig. Der Zinsvorteil ist jeweils bei Tilgung des Arbeitgeberdarlehens für die Restschuld neu zu ermitteln.

Sozialversicherungsrechtlich besteht Beitragsfreiheit, wenn der geldwerte Vorteil aus dem zinsverbilligten oder zinslosen Darlehen monatlich nicht mehr als € 50,00 beträgt (Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG, § 1 SvEV).

Bestimmte Geld- oder Sachbezüge sind vom Gesetz ausdrücklich von der Steuerpflicht ausgenommen. Bei der Arbeitgeberin bzw. beim Arbeitgeber bleiben diese Bezüge Betriebsausgaben.

Die wichtigsten lohnsteuerbefreiten Bezüge sind:

• Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder), Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, die aus Anlass einer Dienstreise gezahlt werden.
• Aufmerksamkeiten anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses bis zu einem Wert von € 60,00.
• Ferner steuerbefreit sind vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassene typische Berufskleidung, wie z. B. Uniformen oder Arbeitsschutzausrüstungen wie ärztlich verordnete Sehhilfen bei Bildschirmarbeit. Außerdem sind Sachbezüge bis zu einem Wert von nicht mehr als € 50,00 pro Kalendermonat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Verpflegungsmehraufwendungen (alte Regelung): Der Höhe nach ist der Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen betragen für den VZ 2026 (§ 9 Abs. 4a EStG)

• bei eintägigen Auswärtstätigkeiten und einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden: € 14,00
• bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit:
  • am An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit): je € 14,00
  • Zwischentag (24 Stunden Abwesenheit): € 28,00

Beispiel:

Reise von Montag, 8 Uhr bis Mittwoch, 12 Uhr:

Übernachtungskosten: Als Übernachtungskosten gelten die tatsächlichen Aufwendungen, die der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber hat jedoch das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten aufgrund des Einzelnachweises anhand geeigneter Belege oder den Pauschbetrag von € 20,00 zu erstatten (R 9.7 Abs.3 Satz 1 LStR 2023).

Verpflegungsmehraufwendungen: Bei Auslandsreisen kann die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungspauschalen steuerfrei erstatten, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Es können bei den Verpflegungsmehraufwendungen im Unterschied zu den Übernachtungskosten nur diese Pauschbeträge geltend gemacht werden. Der Einzelnachweis höherer Kosten für steuerliche Zwecke führt nicht zu einer lohnsteuerfreien Erstattung höherer Beträge (vgl. § 3 Nr. 16 EStG). Die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen 2026 (Auslandstagegelder) sind veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 5.12.2025 IV C 5 - S 2353/00094/007/012.
Siehe auch Modul: Reisekostensätze.

Übernachtungskosten: Bei Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Der Arbeitgeber hat das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten aufgrund des Einzelnachweises geeigneter Belege oder die Auslandspauschbeträge, die von Land zu Land unterschiedlich sind, zu erstatten. Die Übernachtungskostenpauschalen 2026 sind im BMF-Schreiben vom 5.12.2025 IV C 5 - S 2353/00094/007/012 veröffentlicht.

Gemischte Reise

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird (R 9.6 Abs 3 Satz 3 LStR 2023). Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind grundsätzlich bei Beschäftigungsbeginn mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Eintritt bei der Krankenkasse anzumelden, der der Mitarbeiter angehört bzw. die er gewählt hat.

Abweichend hiervon sind in bestimmten Branchen Anmeldungen zwingend spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vorzunehmen (Sofortmeldungen). Dies gilt für folgende Branchen:

• Baugewerbe,
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
• Personenbeförderungsgewerbe,
• Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
• Schaustellergewerbe,
• Unternehmen der Forstwirtschaft,
• Gebäudereinigungsgewerbe,
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
• Fleischwirtschaft.

Ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann mit einer Geldbuße von bis zu € 25.000,00 geahndet werden.

Eine Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse ist vorzunehmen, unabhängig davon, ob der Beschäftigte in allen Zweigen der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung) oder nur in einem davon versicherungspflichtig ist.

Bei Anmeldung eines neuen Mitarbeiters sind folgende Angaben zu machen:

• Name (Familienname),
• Vorname (Rufname),
• ggf. Namensvorsatz und Namenszusätze,
• Titel,
• Straße und Hausnummer,
• PLZ und Wohnort,
• Land,
• Beginn der Beschäftigung,
• Versicherungsnummer (aus dem Sozialversicherungsausweis),
• Personalnummer (welche dem neuen Mitarbeiter vergeben wurde)
• Grund der Abgabe der Meldung (Neuanmeldung).

Bewirtungskosten sind Aufwendungen zur Beköstigung von Personen. Dazu zählen Aufwendungen für Speisen, Getränke und sonstige Genussmittel.

Im Allgemeinen ist zu unterscheiden zwischen:

• geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen und
• betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen.

Zu den geschäftlich veranlassten Bewirtungen gehört die Beköstigung von Geschäftspartnern, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. Diese Aufwendungen sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, sofern sie angemessen sind und durch Belege ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Die auf der Bewirtungsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer kann bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen zu 100 % als Vorsteuer abgezogen werden.

Zu den betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen zählen Aufwendungen für die Bewirtung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen können unbegrenzt als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Es können auch dann schon steuerlich abzugsfähige Werbungskosten vorliegen, wenn zum Zahlungszeitpunkt noch keine Einnahmen zufließen (vorweggenommene Werbungskosten). Die künftige Vermietung muss jedoch mit ziemlicher Sicherheit feststehen (z. B. mit dem zukünftigen Mieter ist bereits ein bindender Vertrag abgeschlossen worden).

Sanierungskosten stellen jedoch dann keine vorweggenommenen Werbungskosten, sondern nachträgliche Herstellungskosten dar, wenn sich der Standard eines Wohngebäudes in mindestens drei der Bereiche Heizung, Sanitär, Elektroinstallation und Fenster erhöht, wenn sich die nutzbare Fläche erhöht oder wenn Maßnahmen innerhalb einer Dreijahresfrist nach der Anschaffung durchgeführt werden und die Aufwendungen ohne Umsatzsteuer innerhalb dieser drei Jahre 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten übersteigen. Zu den nachträglichen Herstellungskosten zählende Sanierungskosten müssen über die Nutzungsdauer des Gebäudes abgeschrieben werden. Der AfA-Satz beträgt im Regelfall zwei Prozent.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können in voller Höhe geltend gemacht werden, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Bis zu einem Betrag von € 1.260,00 können die Aufwendungen als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden, wenn für die Tätigkeiten ansonsten kein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Seit 2023 müssen die Arbeitszimmeraufwendungen bei Geltendmachung der Aufwandspauschale von € 1,260,00 nicht mehr einzeln nachgewiesen werden. Steht ein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung, sind die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig.

Dies gilt auch für sogenannte Telearbeitsplätze. Richtet der Arbeitnehmer mit Erlaubnis der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitgebers einen solchen Arbeitsplatz in seiner Privatwohnung ein, ist hierfür ein Werbungskostenabzug nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber bestätigt, dass dem Steuerpflichtigen sein Büro an den Heimarbeitstagen nicht zur Verfügung steht (BFH, Urt. v. 26.2.2014 VI R 40/12).

Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wurden mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (vom 29.10.2024 BGBl 2024 I Nr. 323) von zehn Jahre auf acht Jahre verkürzt. Die Neuregelung gilt seit 2025. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren verlängert sich diese Frist um ein Jahr. Eine Ausnahme stellen Unterlagen für anhängige Verfahren, oder wenn solche zu erwarten sind, dar. In diesem Fall sind sie bis zur rechtskräftigen Beendigung des Verfahrens aufzubewahren.

Neben den Buchungsbelegen sind aufzubewahren (§ 147 Abgabenordnung):

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung dienen zehn Jahre,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sechs Jahre,
• die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sechs Jahre,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre.
• Lieferscheine müssen generell nicht aufbewahrt werden, es sei denn die Lieferscheine stellen einen Rechnungsbestandteil dar oder die Lieferscheine wurden für Buchungszwecke verwendet und stellen so einen Buchungsbeleg dar.

Kinderbetreuungskosten sind als Sonderausgaben abziehbar (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG). Eine Unterscheidung zwischen erwerbsbedingten und ausbildungs-, krankheits- oder behindertenbedingten Kinderbetreuungskosten ist nicht vorzunehmen.

Zu den Kinderbetreuungskosten zählt die behütende oder die beaufsichtigende Betreuung, wie beispielsweise jene im Kindergarten, durch die Kinderpflegerin oder die Haushaltshilfe. Wenn ein Verwandter die Betreuung des Kindes übernimmt, muss eine klare und eindeutige Vereinbarung getroffen werden, die auch Fremde so vereinbaren würden. Diese fremdübliche Vereinbarung muss auch tatsächlich durchgeführt werden.

Abziehbar sind (ab 2025) 80 Prozent der Aufwendungen, höchstens € 4.800,00 je Kind, für Dienstleistungen zur Betreuung eines zum Haushalt gehörenden Kindes, welches das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung außerstande ist, sich selbst zu unterhalten. Ausgenommen sind weiterhin Aufwendungen für die Vermittlung besonderer Fähigkeiten sowie für sportliche und andere Freizeitbetätigungen.

Die Aufwendungen müssen durch Vorlage einer Rechnung sowie durch Zahlungsnachweis gegenüber dem Finanzamt auf Anfrage nachgewiesen werden können. Für Barzahlungen ist der Sonderausgabenabzug ausgeschlossen.